Chính sách bảo mật

1) Mục đích, phạm vi thu thập thông tin của người sử dụng

Mục đích thu thập thông tin

Nền tảng TMĐT CheckR thu thập thông tin của người sử dụng để xác thực tài khoản, điều chỉnh các nội dung tin tuyển dụng mà người dùng đăng tải, sao cho phù hợp với bố cục và nội dung của sàn; quản lý thông tin phục vụ cho hoạt động hỗ trợ kỹ thuật và giải quyết tranh chấp khiếu nại (nếu có), để hồi đáp những câu hỏi hay thực hiện các yêu cầu khác của khách hàng.

Phạm vi thu thập thông tin

- Đối với Người tìm việc (Ứng viên, Người tìm việc)

Thu thập thông tin để phục vụ nhu cầu kết nối việc làm, đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt việc bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP.

· Các tài liệu, thông tin thu thập:

+ Thông tin cá nhân cơ bản: Họ và tên, Ngày tháng năm sinh, số CC/CCCD, Giới tính, Địa chỉ cư trú (Tỉnh/Thành phố).

+ Thông tin liên lạc: Số điện thoại cá nhân, Địa chỉ Email cá nhân.

+ Thông tin xác thực bổ sung (Tùy chọn/Bắt buộc khi ứng tuyển): hình ảnh khuôn mặt và ảnh CC/CCCD.

· Quy trình thu thập và đồng ý xử lý dữ liệu:

+ Bước 1: Khởi tạo tài khoản: Người tìm việc nhập Email cá nhân và cài đặt mật khẩu.

+ Bước 2: Xác thực tài khoản: Người tìm việc điền thông tin họ và tên, số CC/CCCD, địa chỉ, ngày sinh và tải ảnh khuôn mặt, ảnh CC/CCCD. Quản trị viên đối chiếu thông tin khai báo và thông tin giấy tờ đính kèm, so ảnh khuôn mặt và ảnh trong CC/CCCD để xác thực thông tin tài khoản.

+ Bước 3: Chấp thuận xử lý dữ liệu: Trước khi ứng tuyển, hệ thống sẽ hiển thị một Bảng thông báo hiển thị rõ ràng về việc "Chấp thuận xử lý dữ liệu cá nhân". Người tìm việc phải chủ động bấm "Đồng ý" thì hệ thống mới mở tính năng cập nhật hồ sơ. nội dung thông báo nêu rõ:

§ Mục đích thu thập (để kết nối việc làm).

§ Phạm vi thông tin thu thập.

§ Các bên được chia sẻ dữ liệu (chỉ chia sẻ cho Nhà tuyển dụng được ứng viên chủ động ứng tuyển hoặc cho phép tìm kiếm).

+ Bước 4: Lưu trữ và Bảo mật: Dữ liệu sau khi thu thập được mã hóa và lưu trữ an toàn trên cơ sở dữ liệu của Nền tảng Checkr. Người tìm việc có toàn quyền chỉnh sửa, ẩn đi hoặc yêu cầu xóa bỏ hoàn toàn dữ liệu cá nhân của mình trên hệ thống bất cứ lúc nào.

- Đối với nhà tuyển dụng

Thu thập đầy đủ thông tin pháp lý để xác thực năng lực hành vi, phòng ngừa tình trạng lừa đảo việc làm, bảo vệ quyền lợi người lao động trên sàn.

· Các tài liệu, thông tin thu thập:

+ Thông tin định danh Nhà tuyển dụng: Tên doanh nghiệp/tổ chức, Mã số thuế/Mã số doanh nghiệp, Địa chỉ trụ sở chính (theo Giấy ĐKKD), tên người đại diện pháp luật.

+ Tài liệu kiểm chứng: Bản quét/ảnh chụp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ pháp lý tương đương.

+ Thông tin người liên hệ: Họ và tên người liên hệ tuyển dụng, Số điện thoại doanh nghiệp/người liên hệ, Email công việc (khuyến khích sử dụng email theo tên miền doanh nghiệp để xác thực).

· Quy trình thu thập và xác thực:

+ Bước 1: Đăng ký tài khoản: Nhà tuyển dụng truy cập nền tảng, chọn loại tài khoản "Nhà tuyển dụng" và điền các thông tin cơ bản tại biểu mẫu đăng ký trực tuyến.

+ Bước 2: Cung cấp tài liệu chứng minh: Hệ thống bắt buộc Nhà tuyển dụng tải lên bản quét/ảnh chụp Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp (hoặc tài liệu tương đương) và giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật.

+ Bước 3: Thỏa thuận dịch vụ: Nhà tuyển dụng đọc, xác nhận đồng ý với Điều khoản dịch vụ và Chính sách bảo mật dữ liệu của nền tảng (bằng cách tích chọn hộp kiểm "Tôi đồng ý...").

+ Bước 4: Kiểm duyệt thông tin (Xác thực): Bộ phận vận hành sàn tiến hành đối chiếu thông tin khai báo, thông tin tài liệu đính kèm với dữ liệu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cổng thông tin Cơ quan thuế để xác nhận tình trạng hoạt động của doanh nghiệp, chỉ xác thực tình trạng “Đang hoạt động”.

§ Nếu thông tin trùng khớp và hợp lệ: xác thực tài khoản Nhà tuyển dụng để có thể đăng tin tuyển dụng.

§ Nếu có nghi vấn: Quản trị viên đề nghị làm rõ, bổ sung hồ sơ, thông tin trước khi quyết định xác thực/từ chối xác thực tài khoản Nhà tuyển dụng.

2) Phạm vi sử dụng thông tin của người sử dụng

Nền tảng CheckR sẽ sử dụng những thông tin cá nhân mà Khách hàng cung cấp để thực hiện các công việc sau:

+ Hỗ trợ Khách hàng giải đáp mọi thắc mắc, băn khoăn liên quan đến các sản phẩm/dịch vụ mà Khách hàng quan tâm;

+ Cung cấp thông tin liên quan đến sản phẩm/dịch vụ và các ưu đãi/khuyến mại mới dành cho Khách hàng nếu Khách hàng đăng ký nhận email thông báo;

+ Ngăn ngừa các hoạt động phá hủy tài khoản người dùng của Khách hàng hoặc các hoạt động giả mạo thành viên;

+ Liên lạc và giải quyết với Khách hàng trong những trường hợp đặc biệt;

+ Hỗ trợ hệ thống chăm sóc khách hàng, quản lý khách hàng, chăm sóc và nhận ý kiến phản hồi từ phía khách hàng của CheckR;

+ Trong trường hợp có yêu cầu của pháp luật: Nền tảng TMĐT CheckR có trách nhiệm hợp tác cung cấp thông tin cá nhân thành viên khi có yêu cầu từ cơ quan tư pháp gồm: Viện kiểm sát, Tòa án, Cơ quan Công an điều tra liên quan đến hành vi vi phạm pháp luật nào đó của Khách hàng.

3) Thời gian lưu trữ thông tin

Nền tảng CheckR lưu trữ dữ liệu cá nhân của Nhà tuyển dụng và Người tìm việc theo từng mục đích sử dụng và tình trạng tài khoản, cụ thể:

- Trong thời gian tài khoản còn hoạt động: Dữ liệu tài khoản, thông tin hồ sơ, thông tin xác thực, hồ sơ tuyển dụng, hồ sơ tìm việc, lịch sử ứng tuyển và các dữ liệu phát sinh trong quá trình sử dụng CheckR được lưu trữ trong thời gian tài khoản còn hoạt động và trong thời gian cần thiết để CheckR cung cấp, duy trì và quản lý các dịch vụ việc làm trên nền tảng.

- Khi người dùng đóng hoặc xóa tài khoản: Khi Nhà tuyển dụng hoặc Người tìm việc yêu cầu đóng/xóa tài khoản, CheckR sẽ ngừng cung cấp dịch vụ gắn với tài khoản và rà soát dữ liệu liên quan.

Các dữ liệu không còn mục đích xử lý và không thuộc trường hợp phải tiếp tục lưu giữ sẽ được xóa hoặc hủy theo quy trình của CheckR. Đối với dữ liệu liên quan đến tin tuyển dụng, hồ sơ ứng tuyển, lịch sử giao dịch, xác thực, khiếu nại, tranh chấp, vi phạm hoặc các dữ liệu mà CheckR có nghĩa vụ lưu giữ theo pháp luật, CheckR tiếp tục lưu trữ trong thời hạn cần thiết theo quy định áp dụng.

- Khi người dùng rút lại sự đồng ý hoặc yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân

Nhà tuyển dụng và Người tìm việc có quyền rút lại sự đồng ý đối với việc xử lý dữ liệu cá nhân trong trường hợp việc xử lý dựa trên sự đồng ý của người đó, và có quyền yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật.

Khi nhận được yêu cầu, CheckR thực hiện rà soát theo từng loại dữ liệu và mục đích xử lý. Đối với dữ liệu mà việc xử lý không còn căn cứ pháp lý hoặc không còn mục đích cần thiết, CheckR thực hiện xóa, hủy hoặc xử lý theo yêu cầu phù hợp.

Việc rút lại sự đồng ý không làm ảnh hưởng đến tính hợp pháp của việc xử lý dữ liệu đã được thực hiện trước thời điểm rút lại sự đồng ý và không áp dụng đối với trường hợp CheckR có căn cứ pháp lý khác để tiếp tục lưu giữ hoặc xử lý dữ liệu.

- Dữ liệu phải tiếp tục lưu giữ

Một số dữ liệu có thể phải được tiếp tục lưu giữ sau khi tài khoản bị đóng hoặc người dùng yêu cầu xóa, bao gồm dữ liệu phục vụ việc thực hiện nghĩa vụ pháp lý, giải quyết khiếu nại, tranh chấp, phòng ngừa và xử lý hành vi vi phạm, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của CheckR, Nhà tuyển dụng hoặc Người tìm việc, hoặc thực hiện yêu cầu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Khi hết thời hạn lưu giữ hoặc khi căn cứ tiếp tục lưu giữ không còn, Checkr thực hiện xóa hoặc hủy dữ liệu theo quy định.

- Xác định thời điểm và thời gian lưu trữ

CheckR xác định thời gian lưu trữ căn cứ vào thời điểm dữ liệu được thu thập hoặc phát sinh trên nền tảng, trạng thái và thời gian tồn tại của tài khoản, mục đích xử lý, thời điểm phát sinh giao dịch hoặc hoạt động tuyển dụng/ứng tuyển và thời hạn lưu giữ theo quy định pháp luật.

Hệ thống ghi nhận ngày, giờ tạo lập, cập nhật, thay đổi trạng thái tài khoản và các sự kiện xử lý dữ liệu để làm căn cứ quản lý, kiểm soát thời hạn lưu trữ và thực hiện các yêu cầu về xóa hoặc hạn chế xử lý dữ liệu.

4) Tổ chức, cá nhân có thể được tiếp cận thông tin cá nhân

Nền tảng TMĐT CheckR có thể chia sẻ thông tin cá nhân của Khách hàng cho các bên dưới đây. Tuy nhiên, Các thông tin cá nhân mà Nền tảng TMĐT CheckR tiết lộ có thể bao gồm thông tin nhận diện tài khoản của khách hàng và lịch sử tài khoản người dùng, tên, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email, hoặc bất cứ điều gì khác mà Nền tảng TMĐT CheckR được phép cung cấp theo quy định của pháp luật:

- Bên thứ ba để cung cấp nội dung và dịch vụ chung (như các dịch vụ đăng ký, giao dịch và hỗ trợ khách hàng, hoặc các dịch vụ phần mềm khác để cải tiến chất lượng và dịch vụ của nền tảng);

- Bên thứ ba cung cấp dịch vụ theo hợp đồng hỗ trợ hoạt động kinh doanh của Nền tảng TMĐT CheckR (như điều tra gian lận, thu thập hóa đơn, liên kết, các chương trình khen thưởng và hỗ trợ khách hàng);

- Bên thứ ba khác mà Khách hàng có yêu cầu Nền tảng TMĐT CheckR gửi thông tin của Khách hàng (hoặc bên mà Khách hàng đồng ý khi sử dụng một dịch vụ cụ thể khác).

- Các cơ quan thực thi pháp luật, các cơ quan khác của chính phủ hoặc các bên thứ ba để đáp ứng yêu cầu thông tin liên quan đến điều tra hình sự, hoạt động bất hợp pháp bị cáo buộc hoặc bất kỳ hoạt động nào khác có thể làm cho Nền tảng TMĐT CheckR, Khách hàng hay bất kỳ người dùng nào khác trên Nền tảng TMĐT CheckR phải chịu trách nhiệm pháp lý.

- Các cơ quan khác có liên quan đến điều tra gian lận, vi phạm sở hữu trí tuệ, vi phạm bản quyền, hoặc các hoạt động bất hợp pháp khác, tùy theo quyết định của Nền tảng TMĐT CheckR cho rằng cần thiết hoặc thích hợp, hoặc theo thỏa thuận bảo mật hoặc theo yêu cầu của pháp luật, cần phải cung cấp, thực hiện theo yêu cầu.

- Các đơn vị kinh doanh, hoặc nhà đầu tư khác mà Sàn Giao Dịch TMĐT Checkr.vn có kế hoạch hợp tác đầu tư, sáp nhập, hoặc được nhà đầu tư đó mua lại. Trong tất cả những trường hợp như vậy, Nền tảng TMĐT CheckR sẽ yêu cầu các đơn vị này thực thi chính sách bảo mật thông tin này đối với thông tin cá nhân của các Khánh hàng.

5) Biện pháp bảo mật thông tin, dữ liệu của người sử dụng

Hệ thống thông tin phục vụ hoạt động của Nền tảng TMĐT CheckR được thiết kế, triển khai và vận hành theo nguyên tắc bảo đảm an ninh mạng, an toàn thông tin mạng, đáp ứng các yêu cầu bảo vệ hệ thống thông tin quy định của pháp luật về an toàn thông tin mạng. Các biện pháp kỹ thuật và quản lý được áp dụng như sau:

- Bảo mật hạ tầng hệ thống

Hệ thống được triển khai trên hạ tầng tại trung tâm dữ liệu đáp ứng các yêu cầu về an toàn vật lý, an ninh mạng và khả năng hoạt động liên tục.

Các máy chủ được cấu hình theo nguyên tắc phân tách chức năng giữa máy chủ ứng dụng, máy chủ cơ sở dữ liệu và hệ thống lưu trữ nhằm hạn chế nguy cơ truy cập trái phép.

Việc truy cập vào máy chủ quản trị chỉ được thực hiện bởi các tài khoản được cấp quyền, thông qua kết nối bảo mật và được ghi nhận đầy đủ trong nhật ký hệ thống.

Các cổng dịch vụ không sử dụng được vô hiệu hóa hoặc giới hạn truy cập nhằm giảm thiểu nguy cơ khai thác trái phép.

- Bảo mật đường truyền

Hệ thống sử dụng giao thức HTTPS (SSL/TLS) để mã hóa dữ liệu trao đổi giữa người dùng và máy chủ, góp phần đảm bảo an toàn thông tin trong quá trình truyền tải.

Các thông tin đăng nhập, dữ liệu cá nhân và dữ liệu giao dịch được truyền trên kênh mã hóa nhằm ngăn chặn nguy cơ nghe lén, sửa đổi hoặc đánh cắp dữ liệu trong quá trình truyền tải.

- Quản lý tài khoản và phân quyền truy cập

Hệ thống áp dụng cơ chế xác thực người sử dụng thông qua tài khoản và mật khẩu.

Đối với cán bộ quản trị hệ thống, việc phân quyền được thực hiện theo nguyên tắc quyền tối thiểu, bảo đảm mỗi tài khoản chỉ được truy cập các chức năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ được giao.

Các hoạt động đăng nhập, thay đổi dữ liệu, phân quyền và quản trị hệ thống đều được ghi nhận vào nhật ký để phục vụ công tác kiểm tra, giám sát và truy vết khi cần thiết.

- Bảo vệ dữ liệu

Thông tin cá nhân của người tìm việc, nhà tuyển dụng và các dữ liệu phát sinh trong quá trình sử dụng dịch vụ được lưu trữ tập trung trong cơ sở dữ liệu của hệ thống.

Bảo vệ thông tin đăng nhập: Mật khẩu người dùng được xử lý bằng cơ chế băm (Hash) nhiều lớp và mã hóa MD5 trước khi lưu trữ trên hệ thống. Trong quá trình xử lý, hệ thống kết hợp thông tin định danh của tài khoản (email) với mật khẩu nhằm tăng tính bảo mật. Mật khẩu không được lưu dưới dạng văn bản gốc (plain text).

Mã hóa dữ liệu quan trọng: Các dữ liệu quan trọng được mã hóa bằng thuật toán AES-256-CBC thông qua thư viện OpenSSL. Việc mã hóa và giải mã được thực hiện bằng khóa bảo mật (Encryption Key) do hệ thống quản lý.

Hệ thống thực hiện phân quyền truy cập cơ sở dữ liệu, hạn chế việc truy cập trực tiếp và áp dụng các biện pháp kiểm soát nhằm ngăn ngừa việc sao chép, chỉnh sửa hoặc khai thác dữ liệu trái phép.

- Ghi nhật ký và giám sát an toàn thông tin

Hệ thống duy trì cơ chế ghi nhật ký đối với các hoạt động quan trọng, bao gồm:

+ Đăng nhập, đăng xuất tài khoản;

+ Thay đổi thông tin tài khoản;

+ Đăng, sửa, xóa tin tuyển dụng;

+ Thay đổi quyền quản trị;

+ Các lỗi phát sinh trong quá trình vận hành;

+ Các hành vi truy cập bất thường hoặc có dấu hiệu tấn công.

Nhật ký hệ thống được lưu trữ an toàn và chỉ những người được phân công mới có quyền khai thác phục vụ công tác quản trị, kiểm tra và xử lý sự cố.

- Phòng chống tấn công mạng

Hệ thống triển khai các biện pháp kỹ thuật nhằm phát hiện, ngăn chặn và giảm thiểu nguy cơ tấn công mạng, bao gồm:

+ Kiểm soát truy cập từ bên ngoài;

+ Giới hạn số lần đăng nhập sai liên tiếp;

+ Phát hiện và ngăn chặn các truy cập bất thường;

+ Kiểm tra dữ liệu đầu vào nhằm hạn chế các hình thức tấn công phổ biến như SQL Injection, Cross-site Scripting (XSS), Cross-site Request Forgery (CSRF);

+ Cập nhật thường xuyên các bản vá bảo mật của hệ điều hành, phần mềm và các thành phần của hệ thống.

- Sao lưu và khôi phục dữ liệu

Dữ liệu của hệ thống được sao lưu định kỳ theo quy trình nội bộ.

Các bản sao lưu được lưu trữ độc lập với môi trường vận hành chính nhằm hạn chế rủi ro mất dữ liệu khi xảy ra sự cố.

CheckR định kỳ kiểm tra khả năng phục hồi dữ liệu từ bản sao lưu để bảo đảm dữ liệu có thể được khôi phục khi cần thiết.

- Kiểm tra và xử lý sự cố an toàn thông tin

Bộ phận kỹ thuật thực hiện theo dõi liên tục tình trạng hoạt động của hệ thống nhằm phát hiện sớm các dấu hiệu bất thường.

Khi phát hiện sự cố về an ninh mạng hoặc an toàn thông tin, doanh nghiệp thực hiện quy trình:

+ Phát hiện và ghi nhận sự cố;

+ Phân tích nguyên nhân;

+ Cô lập khu vực bị ảnh hưởng;

+ Khắc phục và phục hồi hoạt động của hệ thống;

+ Kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu;

+ Lập báo cáo và thực hiện các biện pháp phòng ngừa tái diễn.

6) Phương thức, quy trình tiếp nhận yêu cầu của chủ thể dữ liệu trong việc xóa, hủy hoặc hạn chế xử lý dữ liệu của mình đã cung cấp

Người dùng có quyền tiếp cận để tự kiểm tra, cập nhật, chỉnh sửa hoặc hủy bỏ các dữ liệu cá nhân của mình bằng cách đăng nhập vào tài khoản của mình trên Nền tảng CheckR và chỉnh sửa thông tin cá nhân, hoặc người dùng có thể yêu cầu CheckrR hỗ trợ thực hiện việc này.

Khi người tiêu dùng phát hiện thông tin cá nhân của mình trên Nền tảng TMĐT CheckR bị sử dụng sai mục đích hoặc ngoài phạm vi sử dụng thông tin, hoặc yêu cầu xóa, hủy hoặc hạn chế xử lý dữ liệu của mình đã cung cấp người dùng có thể gửi khiếu nại đến Công ty cổ phần Đầu tư và Công nghệ số Việt Nam theo các cách thức sau:

- Gửi thông tin tại mục Liên hệ trên nền tảng: https://checkr.vn/lien-he

- Gọi điện thoại đến số hotline: 091 123 0039;

- Gửi email khiếu nại đến địa chỉ: Info@checkr.vn;

- Gửi văn bản khiếu nại theo đường bưu điện đến hoặc gửi trực tiếp tại trụ sở công ty, địa chỉ: Tầng 3, số 22 Ngõ Giếng, Phố Đông Cát, Phường Đống Đa, Tp. Hà Nội.

Thời hạn để Công ty xử lý phản ánh liên quan đến thông tin cá nhân khách hàng là 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận được khiếu nại của Khách hàng.

Trong mọi trường hợp, Nền tảng TMĐT CheckR đề cao biện pháp thương lượng, hòa giải với Khách hàng để thống nhất và đưa ra biện pháp giải quyết, xử lý khiếu nại.

Trong trường hợp hai bên không đạt được sự thỏa thuận như mong muốn dẫn đến thương lượng, hòa giải không thành, một trong hai bên có quyền đưa vụ việc ra tòa án nhân dân có thẩm quyền để giải quyết theo quy định của pháp luật.